Tại sao nâng cao hiệu quả làm việc lại quan trọng?

Nâng cao hiệu suất làm việc là một trong những yếu tố quan trọng để đạt được thành công trong công việc và cuộc sống. Khi bạn làm việc hiệu quả và nhanh chóng hơn, bạn sẽ hoàn thành công việc nhanh hơn và có thể đạt được nhiều hơn trong thời gian ngắn hơn. Điều này giúp tăng năng suất của bạn và đem lại kết quả tốt hơn trong công việc.

Đồng thời bạn sẽ giảm được căng thẳng và stress trong công việc. Điều này giúp bạn duy trì một tinh thần tích cực và tăng hiệu suất làm việc. Khi tập trung tốt hơn vào công việc của mình sẽ giúp bạn đạt được kết quả tốt hơn và giảm khả năng phạm sai sót.

Nếu bạn làm việc hiệu quả và hoàn thành công việc tốt hơn so với đồng nghiệp của mình, bạn sẽ có cơ hội thăng tiến nhanh hơn và có thể đạt được thành công trong sự nghiệp. Đặc biệt là bạn sẽ dành được nhiều thời gian cho các hoạt động giải trí và thư giãn. Điều này giúp bạn tăng chất lượng cuộc sống và đạt được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.

Và các bạn có thể tham khảo 10 bí quyết để tăng hiệu quả công việc được sưu tầm trên Internet như dưới đây

- Để làm việc hiệu quả, bạn hãy xây dựng cho mình một bản kế hoạch chi tiết những công việc cần phải hoàn thành. Điều này giống như việc bạn đã có đủ năng lượng và sẵn sàng giải quyết cả tá công việc. Đó có thể là kế hoạch chi tiết nhưng cũng có thể là những gạch đầu dòng công việc cần phải hoàn thành trong ngày. Hãy cố gắng thực hiện công việc đi đúng hướng và không rời xa mục tiêu đã đề ra.

- Khi bạn đã quen dần với việc lập kế hoạch thì bạn có thể bắt tay vào lên kế hoạch làm việc cho cả tuần vào buổi sáng thứ hai. Đây chính là cách giúp bạn nâng cao hiệu suất làm việc đến 150%. Tuy nhiên, bạn đừng quên xây dựng những kế hoạch dự phòng, công việc đột xuất trong ngày.

- Đây có thể nói là cách hiệu quả nhất trong việc quản lý thời gian vì nó sẽ giúp bạn xác định được tầm quan trọng của từng công việc cụ thể, từ đó phân bổ thời gian sao cho hợp lý để đạt được năng suất tối đa. Bạn cũng nên dành ra một chút thời gian trống trong lịch làm việc của mình vì có thể sẽ có những việc bất ngờ xảy ra đòi hỏi bạn phải xử lý một cách nhanh chóng và hiệu quả.

3. Tích hợp những việc có cùng tính chất

Cách nâng cao hiệu suất công việc mà bạn không nên bỏ qua đó là tích hợp những công việc có cùng tính chất. Khi bạn lên lịch làm việc cho ngày hôm sau, hãy xem xét, sắp xếp nội dung công việc có cùng tính chất lại với nhau. Ngoài ra, bạn cũng có thể tập hợp những hành trình ở cùng một địa điểm làm việc. Đây là cách tăng năng suất làm việc hiệu quả.

Qua đó sẽ giúp bạn giảm tải nhiều thao tác, các bước thực hiện một cách dễ dàng, đồng thời tự tin hoàn thành tốt nhiều công việc cùng một lúc. Đây chính là bí quyết là tốt việc mình không thích hiệu quả mà bạn cần quan tâm.

4. Đưa ra thời gian hoàn thành công việc

Với những ai có thói quen kéo dài thời gian, thường xuyên “nước đến chân mới nhảy” thì hãy thử đặt ra hạn chót những việc mà bạn cần phải làm mỗi ngày, rồi yêu cầu bản thân phải hoàn thành trong một khoảng thời gian nào đó. Hạn chót công việc sẽ tạo áp lực lớn, bởi nó có thể làm tăng tốc độ hoàn thành công việc và khó có thể nới lỏng ra được. Điều này sẽ giúp bạn tập trung tinh thần trong lúc thực hiện nhiệm vụ được giao.

Việc lên kế hoạch thời gian còn là động lực thúc đẩy tinh thần và khả năng làm việc của bản thân mình tốt hơn. Qua đó mà mọi công việc đều được giải quyết một cách đơn giản và nhanh chóng.

5. Bắt đầu từ chính bản thân

Để gia tăng hiệu suất làm việc, đầu tiên bạn cần bắt đầu từ chính bản thân. Hãy nỗ lực làm việc để góp phần thúc đẩy, nâng cao năng suất của công ty/doanh nghiệp. Điều này còn giúp bạn tìm ra được phương pháp phù hợp để áp dụng cho nhân viên của mình. Cũng nhờ đó mà còn giúp bạn nâng cao sự phát triển bản thân lên một tầm cao mới, có thể là thăng tiến trong công việc và được trọng dụng hơn.

6. Làm việc trong khoảng 90 phút

Các nghiên cứu chỉ ra rằng, bộ não của chúng ta có thể tập trung vào một công việc bất kỳ trong khoảng từ 90 - 120 phút. Mọi người còn có một khoảng thời gian giải lao khoảng 20 phút để phục hồi năng lượng, cũng như đảm bảo hiệu suất trong những lần làm việc tiếp theo.

Nếu muốn tối ưu hóa năng suất, thì bạn hãy chia nhỏ ngày làm việc thành 4 - 5 phiên, mỗi phiên 90 phút. Trong mỗi phiên này bạn cần hoàn thành một số công việc cụ thể.

7. Dành thời gian nghỉ ngơi thường xuyên

Bạn có biết nghỉ ngơi trong quảng thời gian ngắn sẽ giúp duy trì sự tập trung tốt hơn, đồng thời ngăn cản sự suy giảm năng suất làm việc. Chính vì vậy, bạn hãy tạm ngưng tập trung vào một công việc từ 1 - 2 phút trong khoảng 2 - 3 giờ. Ngoài ra, bạn cần tập thể dục ít nhất 1 lần trong ngày. Đây chính là 1 trong 21 bí quyết nâng cao hiệu suất công việc hiệu quả mà bạn không nên bỏ qua.

Ngoài việc dành thời gian để nỗ lực, tập trung thì cũng rất cần phải nghỉ ngơi lấy lại sức khỏe và tinh thần. Điều này sẽ giúp bạn cải thiện năng lượng để thực hiện tiếp tục những công việc còn đang dang dở của mình.

8. Hoàn thành tốt hơn hoàn hảo

Thay vì lãng phí thời gian khiến nó trở nên vô nghĩa thì bạn hãy cố gắng hoàn thành tất cả các công việc càng nhanh càng tốt. Sau đó, tiếp nhận feedback để chỉnh sửa. Hoàn thành tốt hơn hoàn hảo là 1 trong 21 bí quyết nâng cao hiệu suất công việc.

Bạn sẽ nhận ra rằng bạn có thể hoàn thành các dự án nhanh hơn nhiều nếu bạn thực hiện nó trong 4 hoặc 5 “bản nháp”, thay vì cố gắng hoàn thành dự án sao cho hoàn hảo từ lần đầu tiên.

9. Áp dụng quy tắc 2 phút

Áp dụng quy tắc 2 phút

Quy tắc 2 phút sẽ giúp bạn vượt qua sự trì hoãn, lười biếng với 2 nguyên tắc như sau:

- Làm ngay những công việc chỉ tốn của bạn chưa đến 2 phút: Thực tế, có nhiều việc chưa đến 2 phút để làm nhưng vì thói quen trì hoãn nên công việc chất cao như núi. Do đó, bạn hãy rèn luyện cho mình thói quen làm việc nhỏ, nó chỉ tốn của bạn không đến 2 phút.

- Bắt đầu làm việc trong 2 phút để tạo một thói quen mới. Bạn có thể không hoàn thành một việc trong 2 phút, nhưng bạn hoàn toàn có thể bắt đầu chỉ cần 2 phút.

10. Tự đánh giá và ghi nhận thành quả 

Sau khi đã hoàn thành các công việc cần làm thì bạn nên nhìn lại và tự xem xét, đánh giá chúng xem bạn đã hoàn thành được bao nhiêu công việc hay có còn thiếu sót điều gì không. Việc này sẽ giúp bạn rà soát lại mọi thứ một cách kỹ lưỡng và rút kinh nghiệm cho những lần thực hiện sau.

Ngoài ra tán thưởng và ghi nhận sự nỗ lực của bản thân cũng rất quan trọng, nó là động lực để bạn nâng cao khả năng làm việc sau tốt hơn. Những thành quả mà bạn đạt được chính là kết quả làm việc chăm chỉ và khoa học của bản thân.